Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Viikinkikone, Y-tunnus 3088527-6. Postiosoite: Koulutie 7 as 1, 52700 Mäntyharju. Sähköposti: asiakaspalvelu@viikinkikone.fi. Puhelin: +358 44 095 1996.

Tämä seloste koskee verkkosivustoa, verkkokaupan tilauksia, tarjouspyyntöjä, valmistuspalveluja ja asiakaspalvelua. Valkyra kuuluu saman rekisterinpitäjän toimintaan. Ostaminen ei edellytä uuden asiakastilin avaamista.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

• Tarjouspyyntö ja yhteydenotto: nimi, yhteystiedot, viestin sisältö ja asiakkaan toimittama aineisto. Tietoja tarvitaan asiakkaan pyytämien sopimusta edeltävien toimien ja yhteydenoton hoitamiseen.
• Tilaus, valmistus ja toimitus: tilaajan ja vastaanottajan tiedot, toimitus- ja laskutusosoite, tilausrivit, asiakkaan valinnat, personointiteksti, tekninen aineisto, maksun tila ja tilauksen viestit. Käsittely perustuu sopimuksen toteuttamiseen.
• Laskutus ja lakisääteiset velvoitteet: kirjanpitoon ja maksutapahtumaan liittyvät tiedot sekä tarvittavat tilausasiakirjat. Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Peruuttaminen, reklamaatio ja oikeusvaatimukset: ilmoituksen sisältö, yhteystiedot, vastaanottoaika, käsittely ja vahvistuksen tila. Tietoja tarvitaan sopimuksen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen sekä tarvittaessa oikeusvaatimusten selvittämiseen oikeutetun edun perusteella.
• Tekninen toiminta ja tietoturva: IP-osoite, tarpeelliset istunto- ja lokitiedot sekä väärinkäytön torjunnan tiedot. Käsittely perustuu palvelun toteuttamiseen tai oikeutettuun etuun pitää palvelu ja asiakkaiden tiedot turvassa. Tietoja rajataan tähän tarkoitukseen.

Yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietoja käytetään yritysten välisen asioinnin hoitamiseen oikeutetun edun perusteella. Mahdollisesta suostumukseen perustuvasta seurannasta tai markkinoinnista kerrotaan erikseen. Tilaus- tai käyttöehtojen hyväksyminen ei ole yleinen markkinointi- tai evästesuostumus.

3. Tietojen lähteet ja tarpeellisuus

Tietoja saadaan asiakkaalta, tilausta tekevältä yrityksen yhteyshenkilöltä sekä maksun ja toimituksen toteuttajilta palvelun hoitamiseen tarvittavassa laajuudessa. Pakolliset kentät merkitään lomakkeella. Ilman tilauksen toteuttamiseen tarvittavia tietoja tilausta ei voida hoitaa. Älä lähetä työssä tarpeettomia henkilötietoja tai muiden henkilöiden arkaluonteisia tietoja.

4. Tekninen aineisto ja laskuri

Asiakkaan malleja, kuvia, piirustuksia ja tekstejä käytetään pyydettyyn arvioon, tarjoukseen tai sovitun työn toteuttamiseen. Aineistoa ei julkaista tai käytetä markkinointiin ilman erillistä lupaa. Ei-julkista teknistä aineistoa käsitellään luottamuksellisesti. Asiakas säilyttää oman alkuperäisen aineistonsa.

Laskuri käyttää toimitetun mallin geometriaa, valintoja ja hinnoitteluperusteita hinnan laskemiseen. Laskuri ei itsessään ole asiakkaan henkilökohtaiseen luotettavuuteen, ominaisuuksiin tai maksukykyyn kohdistuva arvio. Työn valmistettavuus tarkistetaan ennen tuotantoa.

5. Palveluntarjoajat ja vastaanottajat

Tietoja käsitellään verkkokaupan, palvelintilan, teknisen ylläpidon, sähköpostin ja kirjanpidon järjestelmissä. Palveluntarjoajat saavat tehtäviinsä tarvittavan pääsyn asianmukaisin sopimus- ja tietoturvavelvoittein. Maksun välittää Paytrail ja toimitustiedot annetaan valitulle kuljetuspalvelulle. Maksu- ja kuljetuspalvelun omasta henkilötietojen käsittelystä kerrotaan niiden tietosuojatiedoissa. Lain edellyttämiä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Henkilötietoja ei myydä. Mahdollisen alihankkijan kanssa jaetaan vain sovitun työn toteuttamiseen tarvittava aineisto. Tiedostojen luottamuksellisuus ei tarkoita, etteikö palvelin- tai järjestelmätoimittaja voisi käsitellä niitä palvelun tuottamiseksi.

6. Säilyttäminen ja poistaminen

3D-laskurin maksamattomien töiden aineistolle on asetettu 7 vuorokauden ja maksettujen töiden aineistolle 90 vuorokauden säilytysaika. Poistot tehdään ajastetussa siivouksessa; aineiston viimeiset muutokset ja tilauksen tila vaikuttavat poistamisajankohtaan. Erikseen tallennetun laskelman tiedot säilyvät 60 vuorokautta; laskelmalinkki ei ole pysyvä tiedostoarkisto.

Tarjous- ja asiakaspalveluviestejä säilytetään asian hoitamiseen, mahdolliseen jatkotilaukseen ja perusteltuun erimielisyyden selvittämiseen tarvittavan ajan. Tilaus- ja kirjanpitoasiakirjojen lakisääteinen säilytys sekä oikeusvaatimusten selvittäminen voivat edellyttää teknistä työaineistoa pidempää säilytystä. Pelkkä työaineiston poistuminen ei poista tilauksen ehtoversiota, kirjanpitoaineistoa tai tarpeellista näyttöä asian käsittelystä.

Varmuuskopioiden tiedot poistuvat niiden rajatun kierron mukaisesti. Poistopyyntö arvioidaan tietoryhmittäin: tietoja ei säilytetä varmuuden vuoksi rajattomasti eikä lakisääteisesti säilytettävää aineistoa poisteta ennen määräajan päättymistä.

7. Tietojen siirrot ja suojaus

Palveluntarjoajia ja niiden käsittelypaikkoja valittaessa huomioidaan henkilötietojen suoja. Jos tietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirrolle on oltava tietosuoja-asetuksen mukainen peruste ja tarvittavat suojatoimet. Saat ajantasaiset lisätiedot käytetyistä palveluntarjoajista, siirroista ja suojatoimista rekisterinpitäjältä.

Käyttöoikeuksia rajataan tehtävän perusteella. Suojaukseen kuuluvat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimet, salatut verkkoyhteydet sekä palvelun ylläpito ja varmuuskopiointi. Havaittuihin tietoturvaloukkauksiin reagoidaan ja niistä ilmoitetaan lain edellyttämällä tavalla.

8. Evästeet ja seuranta

Ostoskori, kirjautumisen suojaaminen vanhoihin tilauksiin, asiakkaan valinnat ja palvelun tietoturva voivat edellyttää välttämättömiä istunto- tai evästetietoja. Niiden tarkoitus on asiakkaan pyytämän palvelun toteuttaminen. Mahdollisen ei-välttämättömän analytiikan ja markkinointiseurannan käyttötarkoitukset ja valinnat esitetään niitä koskevassa suostumustoiminnossa. Tarvittavaa suostumusta ei päätellä selaamisesta tai ostamisesta. Suostumus on voitava myös peruuttaa.

9. Oikeutesi ja yhteydenotot

Sinulla on lain edellytyksin oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja suoramarkkinointia aina. Suostumuksen voi peruuttaa vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen asiakaspalvelu@viikinkikone.fi. Henkilöllisyys voidaan varmistaa turvallisesti ennen tietojen luovutusta. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, yleensä kuukaudessa. Oikeus ei ole kaikissa tilanteissa ehdoton: esimerkiksi kirjanpidon säilytysvelvoite voi estää tietyn tiedon poistamisen. Mahdollinen rajoitus perustellaan.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi. Sinun ei tarvitse luopua oikeussuojakeinoistasi asioidaksesi asiakaspalvelussa.

10. Selosteen päivitykset

Selostetta päivitetään toiminnan tai velvoitteiden muuttuessa. Olennaisista muutoksista kerrotaan asianmukaisesti. Päivitys ei itsessään anna oikeutta käyttää aiemmin kerättyä aineistoa uuteen, yhteensopimattomaan tarkoitukseen.